O processo de gestão de faturas é um pilar fundamental de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou estrutura organizacional. Trata-se de um processo que abrange várias funções – administração, compras, controle de gestão e TI – e tem impacto direto em aspectos-chave dos negócios, como liquidez, conformidade, reputação e a qualidade das relações com fornecedores e clientes.
Com as estratégias e ferramentas certas, as empresas podem simplificar a gestão de faturas e superar os desafios da faturação internacional.
Apesar da ampla adoção de procedimentos obrigatórios de faturação eletrônica em muitos países – o que ajudou a padronizar partes do processo –, gerenciar faturas de forma eficiente e em conformidade com as políticas corporativas continua sendo um desafio significativo para muitas organizações. Vamos explorar o motivo, com foco em dois casos principais: o faturamento doméstico sob o faturamento eletrônico obrigatório (abordagem adotada, por exemplo, na Itália desde 2019) e o faturamento internacional.
Em vários países, as empresas são obrigadas a emitir e receber faturas eletrônicas de acordo com normas específicas. No modelo centralizado da Itália, por exemplo, cada fatura deve ser criada no formato XML e transmitida por meio do Sistema di Interscambio (SdI). Esses procedimentos de faturamento, adotados de forma semelhante por outros países, permitiram uma maior automação, marcando um passo significativo em direção à eficiência operacional.
No entanto, para médias e grandes empresas, o grande volume de documentos a serem processados continua sendo um gargalo crítico.
Veja o processo de contas a pagar, por exemplo: cada fatura recebida deve ser registrada, validada e analisada. Os dados essenciais devem então ser extraídos e integrados ao sistema ERP. Por fim, o documento deve passar por um fluxo de trabalho de aprovação estruturado que, uma vez concluído, permite o lançamento e o pagamento.
Qualquer anomalia, atraso ou desalinhamento durante essas etapas gera efeitos em cascata – amplificados pelo alto volume de documentos envolvidos. O mesmo se aplica, inversamente, ao ciclo de contas a receber.
Quando o processo de faturamento é fragmentado, dependendo de aplicativos de gestão de faturas díspares e sem automação de ponta a ponta, as ineficiências se manifestam de várias maneiras concretas:
Quando as empresas lidam com procedimentos de faturamento internacional, a complexidade administrativa cresce exponencialmente. Isso envolve não apenas diferentes regulamentações tributárias entre os países, mas também estruturas de faturamento eletrônico altamente diversificadas – que variam em formatos, canais de transmissão, plataformas e, mais importante ainda, modelos operacionais. Além disso, em alguns países, o faturamento eletrônico é obrigatório; em outros, não.
Algumas nações adotaram sistemas centralizados, enquanto outras utilizam modelos descentralizados e interoperáveis, como a rede Peppol, onde a validação é gerenciada por nós da rede, em vez de por uma autoridade central como o SdI da Itália.
Em toda a Europa, a iniciativa ViDA (IVA na Era Digital) visa harmonizar esse panorama fragmentado. No entanto, o caminho para a implementação total será longo e exigirá grandes ajustes tanto dos governos quanto das empresas.
Enquanto isso, as empresas que atuam em vários mercados precisam lidar com a complexidade multicanal, tanto na entrada quanto na saída: elas precisam enviar e receber faturas em uma ampla variedade de formatos e canais (portais governamentais, e-mail, e-mail certificado/PEC, EDI, Peppol, etc.), cada um com seus próprios requisitos técnicos e legais.
Isso gera vários desafios:
A eficiência dos procedimentos de gestão de faturas depende não apenas da digitalização – que hoje é um dado adquirido –, mas também da capacidade de automatizar e centralizar tanto os processos de contas a pagar quanto os de contas a receber. O processo de faturamento não é uma atividade isolada, mas um elemento estratégico dentro de dois importantes fluxos de trabalho corporativos: Order-to-Cash (O2C) e Procure-to-Pay (P2P).
Otimizar o processo de gestão de faturas significa atuar em pontos-chave da cadeia de valor – desde a gestão de fornecedores até o planejamento de liquidez, das relações com clientes até a conformidade tributária.
Hoje, as organizações buscam não apenas ferramentas digitais, mas um mecanismo inteligente capaz de gerenciar de forma proativa e automática todas as tarefas relacionadas ao processamento de faturas.
Por exemplo, na contabilidade de contas a pagar internacionais, o que é necessário não é apenas um sistema de armazenamento, mas uma plataforma que, além de se integrar a portais de fornecedores, possa monitorar caixas de correio PEC, detectar faturas enviadas por e-mail por fornecedores estrangeiros, capturá-las, extrair dados relevantes, integrá-las ao ERP e acionar automaticamente um fluxo de trabalho de aprovação alinhado às regras corporativas.
Da mesma forma, na área de contas a receber, a solução de gestão de faturas deve extrair os dados de faturamento do ERP, convertê-los para o formato adequado ao país de destino, interagir com as autoridades fiscais locais, verificar a conformidade técnica e fiscal e acompanhar todo o processo – desde a aprovação pela autoridade até a entrega ao cliente, o arquivamento digital e a reconciliação bancária.
Tudo isso deve ocorrer com intervenção manual mínima e com total rastreabilidade e transparência.
Para passar de um modelo fragmentado e reativo para um processo de gestão de faturas eficiente, em conformidade com as normas e escalável, são necessários três fatores essenciais.
Não existe uma solução única que sirva para todos. Cada empresa possui sua própria estrutura, rede de clientes e fornecedores, presença internacional e ferramentas de gestão.
É fundamental contar com parceiros que não apenas forneçam tecnologia, mas também sejam capazes de adaptar soluções de gestão de faturas às necessidades reais da organização – levando em consideração fluxos de trabalho, hierarquias de aprovação, políticas internas e restrições regulatórias específicas de cada país.
Uma solução de gestão de faturas deve integrar-se não apenas ao ERP da empresa, mas também a ferramentas de comunicação externas: PEC, e-mail, portais de fornecedores e clientes, sistemas de assinatura e ferramentas de arquivamento.
O objetivo é reunir todas as partes interessadas no processo – internas e externas – em um único ambiente centralizado, eliminando trocas desestruturadas e fluxos de trabalho paralelos.
Além disso, a solução deve ser atualizada continuamente para refletir as mudanças regulatórias.
A plataforma deve ser projetada de forma nativa para contextos internacionais, minimizando a fragmentação entre formatos, canais e regulamentações.
Enquanto atualmente as empresas dependem de ferramentas distintas para gerenciar a faturação na Itália, na Alemanha, nos Estados Unidos ou no Brasil, o que é necessário, na verdade, é uma solução global única, capaz de se adaptar às especificidades locais, mantendo ao mesmo tempo uma governança centralizada.
A Avvale é um parceiro estratégico de confiança para empresas que buscam transformar metas de eficiência e otimização de processos em resultados tangíveis. Com profundo conhecimento em processos essenciais de negócios e ampla experiência prática, a Avvale projeta e implementa soluções personalizadas que atendem aos requisitos organizacionais, regulatórios e operacionais de cada cliente.
Um elemento-chave de nossa oferta é a plataforma Yubiq Invoice Management – uma solução avançada que coordena todo o ciclo de vida da fatura de forma integrada e automatizada, tanto no mercado interno quanto no internacional.
Por meio dessa tecnologia, a Avvale ajuda as empresas a superar a fragmentação operacional e alcançar controle total, rastreabilidade e conformidade – mesmo nos ambientes de negócios mais complexos.