Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung in Unternehmen umfasst eine Reihe von Schritten, darunter die Verwaltung, Validierung und Ausführung von Zahlungen. Dieser Zyklus beginnt mit dem Eingang einer Rechnung und endet mit der Zahlung an den Lieferanten, wobei verschiedene Kontrollen und Überprüfungen durchgeführt werden müssen, um die Genauigkeit und Ausführung gemäß den festgelegten gesetzlichen und betrieblichen Fristen sicherzustellen.
Da wir die entscheidenden Herausforderungen verstehen, denen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kreditorenbuchhaltung gegenüberstehen, konnten wir spezialisierte Lösungen entwickeln, die greifbare und messbare finanzielle Auswirkungen haben. Auf der Grundlage unserer umfangreichen Erfahrung
1. Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses
Es wurde ein Self-Service-Portal für Rechnungen entwickelt, auf dem die Lieferanten ihre Rechnungsdaten selbst erfassen können. Dadurch spart das Kreditorenbuchhaltungsteam Zeit, die es effizient für die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse nutzen kann. Sobald die erfassten Rechnungsdaten vom ERP-System überprüft wurden, wird ein automatischer Buchhaltungsprozess durchgeführt. Darüber hinaus werden durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung die Dokumente auf einer digitalen Plattform zentralisiert, was den Zugriff und die Nachverfolgung in Echtzeit erleichtert. Dank automatisierter Workflows werden Rechnungen schnell validiert und genehmigt, was Zahlungen beschleunigt und Verzögerungen vermeidet. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern stärkt auch die Lieferantenbeziehungen und optimiert die Finanzkontrolle des Unternehmens.
2. Implementierung effizienter Genehmigungsworkflows
Es wurden automatisierte Genehmigungsworkflows implementiert, die es Unternehmen ermöglichen, die Rechnungsbearbeitung zu optimieren, indem Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln dynamisch den entsprechenden Verantwortlichen zugewiesen werden. Dank der Integration von Echtzeit-Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten die Genehmiger sofortige Benachrichtigungen, um Rechnungen ohne Unterbrechungen zu prüfen und zu genehmigen, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und operative Engpässe vermeidet.
3. Implementierung des Controllings
Die Implementierung eines automatisierten Prozessablaufs für die Kreditorenbuchhaltung mit Echtzeit-Dashboards und erweiterten Analyseberichten ermöglicht Unternehmen einen zentralisierten, genauen und aktuellen Überblick über den Status ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse (AP). Anhand von Leistungskennzahlen (KPIs) wie dem Volumen ausstehender Rechnungen, durchschnittlichen Genehmigungszeiten, Fälligkeitsterminen und Automatisierungsgraden können Finanzmanager in Echtzeit fundierte Entscheidungen treffen, operative Engpässe erkennen und antizipieren sowie den Cashflow und die Zahlungsplanung optimieren. Gleichzeitig ermöglichen Analyseberichte die Identifizierung historischer Trends und Verhaltensmuster sowie die Überwachung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Fristen. Die Transparenz der Prozesse stärkt daher die strategische Entscheidungsfindung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Eine Studie des Institute of Finance and Management (IOFM) bestätigt dies und zeigt, dass die manuelle Bearbeitung Unternehmen bis zu 15 US-Dollar pro Rechnung kosten kann. Multipliziert mit Hunderten oder Tausenden von Transaktionen können diese Kosten erhebliche Auswirkungen auf das Finanzergebnis eines Unternehmens haben.
4. Optimierung der Rechnungskontrolle durch automatische Validierung und Warnmeldungen
Die automatische Validierung anhand von Bestellungen und Warnmeldungen ermöglicht es, Unstimmigkeiten in Rechnungen vor der Bearbeitung zu erkennen und fehlerhafte oder doppelte Zahlungen zu vermeiden. Durch den Abgleich jeder Rechnung mit den im System gespeicherten Daten wird überprüft, ob Beträge, Daten und Lieferanten mit den genehmigten Bestellungen übereinstimmen. Darüber hinaus werden Abweichungen durch Echtzeit-Warnmeldungen gemeldet, sodass zeitnahe Korrekturen ohne Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs möglich sind. Dies verbessert nicht nur die finanzielle Genauigkeit, sondern optimiert auch die Kontenabstimmung und verringert das Risiko von Streitigkeiten mit Lieferanten.
5. Digitale Rückverfolgbarkeit und Prüfberichte: Der Schlüssel zu einer transparenten Finanzverwaltung
Digitale Rückverfolgbarkeit und Auditberichte ermöglichen eine präzise und transparente Kontrolle aller Rechnungen und Zahlungen und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Durch die Speicherung und Aufzeichnung jeder Transaktion in einem zentralisierten System können Unternehmen leicht auf die vollständige Historie von Dokumenten, Genehmigungen und Änderungen zugreifen. Darüber hinaus generieren automatisierte Berichte in Sekundenschnelle detaillierte Informationen, was Audits erleichtert und das Risiko von Fehlern oder Steuerverstößen verringert. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern sorgt auch für mehr Sicherheit und Vertrauen in das Finanzmanagement.
6. Intelligente Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Avvale
Avvale’s Intelligent Account Payable Solution (iAP) modernisiert das Finanzmanagement, indem sie manuelle Aufgaben eliminiert und Fehler durch KI-gestützte Automatisierung reduziert. Durch automatisiertes Einlesen von Rechnungen, nahtlose Integration in Geschäftssysteme und optimierte Arbeitsabläufe beschleunigt sie die Zahlungszyklen und senkt die Betriebskosten. Echtzeit-Warnmeldungen und -Analysen garantieren vollständige Transparenz des Cashflows, stärken die Compliance und Effizienz und unterstützen die strategische Entscheidungsfindung.
Ein report des Forschungsunternehmens Ardent Partners hebt hervor, dass manuelle Prozesse in der Regel 10 Tage oder länger dauern, um eine einzelne Rechnung zu bearbeiten, was zu Verzögerungen bei wichtigen Zahlungen und möglicherweise zum Verlust von Lieferantenrabatten führt. Ardent Partners stellt außerdem fest, dass Unternehmen, die Automatisierung einsetzen, eine pünktliche Zahlungsquote von 96 % erreichen, verglichen mit 75 % bei denen, die sich auf manuelle Methoden verlassen.
Daher sind Kosteneinsparungen vielleicht der greifbarste Vorteil. Durch den Wegfall umfangreicher manueller Eingriffe können Unternehmen die Kosten für die Rechnungsbearbeitung erheblich senken. Das Institute of Financial Management (IOFM) schätzt, dass Unternehmen, die Automatisierung implementieren, die Kosten
Wir wissen, dass eine der Herausforderungen, die die meisten indirekten Kosten bei der Rechnungsbearbeitung verursachen, mit häufigen manuellen Fehlern von Mitarbeitern im Bereich der Kreditorenbuchhaltung zusammenhängt, wie eine renommierte Quelle aus der SAP Community: Im Durchschnitt weisen 3,6 % der Rechnungen schwerwiegende Fehler auf, aber führende Unternehmen, die intelligente Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung (AP) einsetzen, reduzieren diesen Anteil auf unter 1 %. Diese Lösungen verbessern wichtige AP-Kennzahlen wie Kosten, Betrugserkennung, Doppelbuchungen, Genehmigungen und Lieferantenzufriedenheit. Sie helfen auch dabei, Skonti für vorzeitige Zahlungen (z. B. 2/10 netto 30) zu nutzen und durch die frühzeitige Begleichung von Rechnungen Geld zu sparen.
Ebenso ist es möglich, durch einen automatisierten Prozess zur Verbesserung der Beziehungen zu Lieferanten erhebliche finanzielle Vorteile für das Unternehmen zu erzielen, wie z. B. Skonti für vorzeitige Zahlungen, die zu erheblichen Einsparungen bei einem stabilen Cashflow führen. Auch Lieferanten profitieren davon, indem sie ihren Cashflow beschleunigen und das Risiko von Zahlungsverzögerungen verringern, wie gezeigt wird durch den PayStand.
| Indikator |
Manuelle Bearbeitung | Automatisierte Verarbeitung | Verbesserung in % |
| Kosten pro Rechnung | Bis zu $15 USD | Ab $2 USD | Bis zu 80 % Reduzierung der Kosten pro Rechnung |
| Durchschnittliche Bearbeitungszeit | 10 Tage oder mehr | 10 min | 99 % weniger Bearbeitungszeit |
| Pünktlichkeitsrate bei Zahlungen | 75% | 96% | Bis zu 21 % Verbesserung bei der Pünktlichkeit von Zahlungen |
| Schwerwiegende Fehlerquote | 3.60% | weniger als 1% | Reduzierung schwerwiegender Fehler um mehr als 70 % |
An dieser Stelle ist es wichtig zu fragen: Wie viel Geld hat Ihr Unternehmen aufgrund von Bearbeitungsfehlern oder Zahlungsverzögerungen verloren? Oder wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der Suche nach Informationen und der Genehmigung von Rechnungen?+
Auch wenn diese Probleme geringfügig erscheinen mögen, werden sie mit der Zeit zu einer erheblichen finanziellen und betrieblichen Belastung. Nur durch die Umstellung auf Automatisierung können die Anstrengungen und Ziele auf die Erreichung operativer Exzellenz ausgerichtet werden. Daher wird die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses als strategische Lösung präsentiert, die die Effizienz fördert, indem Rechnungen schnell und zuverlässig verarbeitet werden, die manuelle Indizierung von Informationen entfällt und Fehler erheblich reduziert werden, indem der Rechnungsstatus in Echtzeit einsehbar ist und automatische Berichte erstellt werden, was die Entscheidungsfindung erleichtert und das Unternehmen auf ein wesentlich effizienteres Finanzmanagement ausrichtet, bei dem die Optimierung der Arbeitsabläufe die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert, indem genaue und pünktliche Zahlungen gewährleistet werden.
Wie wir gesehen haben, führt die mit der Automatisierung einhergehende Digitalisierung auch zu einer drastischen Reduzierung von Fehlern und Nachbearbeitungen, was sich in einer effizienteren Nutzung von Ressourcen und weniger Verschwendung niederschlägt. Darüber hinaus optimiert die vollständige digitale Transparenz und Rückverfolgbarkeit, die ein automatisiertes System bietet, nicht nur das Finanzmanagement, sondern erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und fördert die Transparenz. Der Einsatz dieser Technologie positioniert Unternehmen nicht nur als Innovatoren, sondern legt auch den Grundstein für ein solideres und bewussteres Wachstum, das den Anforderungen eines Marktes entspricht, der sich zunehmend auf soziale und ökologische Verantwortung konzentriert.
Letztendlich ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung der Weg zu einem effizienteren und verantwortungsvolleren Betrieb. Über die offensichtlichen finanziellen Vorteile hinaus ist dies eine strategische Chance, die sich direkt auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens auswirkt, da Unternehmen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und den Wegfall von Druck, physischen Akten und Postsendungen ihren CO2-Fußabdruck verringern und aktiv zur Kreislaufwirtschaft beitragen.
Wir bei Avvale sind offen für Gespräche, um Unternehmen auf ihrem Weg zur finanziellen Evolution zu unterstützen und ihre Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern, damit sich dies in ihrer betrieblichen Effizienz und Business Intelligence in ihren Audit-, Abstimmungs- und Zahlungsprozessen widerspiegelt.